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夏末蝉声高昂地在校园枝头一直响个不停，彷彿在宣告暑假即将结束，新的学年度即将来临了，新年度的工作计划“拟好了没？拟好了没？”而在学年度学辅主任会议上刚好请我分享“如何做好时间管理”，就想说野人献曝，以本身在行政工作上来看如何做好时间管理。
其实我们无法管理“时间”本身，能管理的是个人使用时间的“习惯”，换句话说，要做好时间管理，与其花时间烦恼如何拟定规划，把最多的工作塞进有限的时间表里，还不如彻底探讨、修正你的工作习惯或方式，减少时间的浪费。既然是习惯，每个人都可以养成时间管理的“好习惯”，好的时间管理习惯是提高效率、减轻压力的不二法门。我个人认为时间管理的目的不该被狭隘地定义为做很多事，或保持忙碌，应该是运用有限的时间去做“该做的事”或是“有成效的事”。
接下来我们来看看职场上常见的两个坏习惯，首先看学生症候群。什么是学生症候群？就是学生不到最后一刻，绝不动手做的普遍现象。例如某次的课程作业需要两天时间来完成，请问在二个礼拜前把作业指派下来和一个礼拜前指派下的结果有差异吗？两天前开始动手有何问题吗？而最后这两天内总是会有延误的事情发生，例如：身体不适、其他科的指定作业、亲朋好友来访……要改正此坏习惯的策略就是－立刻动手做，唯有立刻动手做才能消弥此坏习惯于无形，而且也能改正第二个职场上常见的坏习惯－帕金森定律。帕金森定律: “只要还有时间，工作就会不断扩展，直到用完所有的时间。”像前面所述，若某次的课程作业需要两天时间来完成，请问在七天前开始行动和二天前开始行动的结果有差异吗？当知道还有七天的时间可用时，他可能很自然地把原来两天可以完成的事情最后花七天来完成。所以，立刻动手做！
立刻行动－分轻重缓急，将工作分成紧迫、不紧迫及重要、不重要的四分法，判断的准则在于分析每件事的轻重缓急。同一时间无法进行十件事，即使将十件事分成十个时间进行，也须明确订出工作进行的前后顺序。顺序的排列不是依照自己的喜爱程度，而应该视事情本身的重要性而定。优先处理事项不应该是自己最喜欢的事，而是永远要将最重要最紧迫的事排在第一位。
为让自己工作能符应不同对象需求，需要精确掌控与传承，以自己担任学务主任角色来分享在学校行政工作的经验：
一、拟定Sop流程：
参酌中学主任手册内容修正为各校符合所需的SOP。
二、制作学期日程安排：
教务处负责汇整后，自主分列为“全校性事务与会议”、“学生课程及活动升学”及“考试及重大竞赛”三项。并可印发予学生黏贴，或提供网络电子文档下载。
三、制作学期周班会日程安排：
每学期末）即开始拟定下一学期日程安排，跨处室安排周班会及重大活动于期末定稿，寒暑假就可以按部就班进行。每开学期初将学期周班会列表公告，并在各班级布告栏张贴。
四、制作处室学期日程安排：
以组别分类，依月份周次将重要日程填入，汇整成全处室全学期日程安排，将有利主任及组长全貌掌控各月份各周日程安排大重点。
五、制作作业进度管控表：
以业务为主题，依月份周次将重要日程填入，汇整成全处室全学年日程安排，有利于组长了解每个业务的脉络。
六、制发周日程安排：
（一）制作处室周日程安排：每周处务会议协调确认后发放处室人手一张，伙伴均可协助支援或电话回应，，管理中兼具情感交流。
（二）制作通用周日程安排
提供跨处室及班主任运用。
七、召开处务会议：不同时间点召开不同重点的处务会议。
（一）期初第一次扩大处务会议，期末讨论与跨组提供意见。
（二）每周于主管会报后隔天即召开处务会议，承办伙伴提供分工或计划草案讨论。
（三）追踪前一周业务执行情形及进行业务探讨。
（四）确认下周日程安排。
八、期末业务探讨：
（一）各组长总探讨业务以利来年办理或交接者顺利衔接不会再犯同样问题。
（二）可简化到各活动后结束即探讨呈现。
（三）反思各组合作情形。
九、资源整合：
善用工作手册及工作一览表，另以表格掌控经费执行。
十、活动事先通知：
提供老师及学生提前安排课务及作息，也提前帮承办处室思考课务后续；散播正能量与降低冲突，也减少临时的抱怨与冲突。
浪费时间的情况，每天包围着你我，你必须充分体悟，才能抓住这个一旦失去就永不复返的最宝贵资源。运用有效技巧，并小心避免人们在各方面经常会犯下浪费时间的情况，你就可以全面掌握自己的时间，做时间的主人。
(整理：巴林右旗电工培训学校)
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